Freight Audit
Ihr Partner für Business Process Outsourcing in der Logistik
Unser Portfolio umfasst folgende Dienstleistungen: automatisierte und manuelle Rechnungsprüfung, Leistungs- und Qualitätsmonitoring, Vergleiche von Produkten und Dienstleistungen, Digitalisierung Ihrer Rechnungen und verursachergerechte Kostenzuordnung.
Rechnungsprüfung
Trotz häufig digitaler Abwicklung der Transporte holen wir für unsere Kunden im Schnitt 3% der Logistikausgaben als Reklamationen zurück. Eine Rechnungsprüfung lohnt sich in jedem Fall – insbesondere bei den Logistikkosten!
Wir übernehmen für Sie die komplette Rechnungsprüfung aller eingehenden Logistikrechnungen: Landtransporte, Pakete, Seefrachten, Luftfrachten, kombinierte Transporte, Eisenbahntransporte, Lagerlogistik und Fulfillment.
Dabei prüfen wir unabhängig davon, ob die Rechnungen bei Ihnen digital oder in Papierform vorliegen:
- Papierrechnungen werden von uns im Rahmen der Prüfung digitalisiert.
- Die Prüfung erfolgt gemäß den Vereinbarungen je Einzelposition.
- HDS kümmert sich bei festgestellten Fehlern um den kompletten Reklamationsvorgang und holt den zu viel bezahlten Betrag für den Kunden zurück.
- Auf Wunsch kann die geprüfte (digitale) Rechnung direkt in das Kunden-ERP (z.B. SAP) zurückübertragen werden.
- HDS bietet ebenfalls einen Kontierungsservice nach Kundenvorgaben an. Die Kontierung kann wahlweise auch direkt im Kunden-ERP erfolgen.
Zu jeder Prüfung erhält unser Kunde monatlich einen Report mit allen wesentlichen Kennzahlen und den eingereichten Reklamationen sowie eingegangen Gutschriften.
Gutschriftsverfahren
Haben Sie Logistikausgaben im hohen sieben- oder achtstelligen Bereich?
Dann ist das HDS Gutschriftsverfahren optimal geeignet um die Abrechnung der Dienstleister vorzunehmen. Das HDS Gutschriftsverfahren ist eine Alternative zur eigenen Gutschriftserstellung (z.B. über SAP) und deutlich flexibler in der Tarifgestaltung und erheblich günstiger als eine inhouse Lösung.
Das Besondere am HDS Gutschriftsverfahren: Die Gutschriften werden vor der Erstellung digital mit den Proformarechnungen der Dienstleister abgestimmt. Dies hat zur Folge, dass die HDS Gutschriften auch von Ihren Dienstleistern nicht mehr geprüft werden müssen, da diese bereits im Vorfeld abgestimmt wurden. Differenzen werden vor Gutschriftserstellung in einen separaten Reklamationsprozess ausgelagert. HDS führt den Reklamationsprozess mit den Dienstleistern durch und rechnet die reklamierten Beträge erst nach Abstimmung mit den berichtigten Werten ab.
Dieses Verfahren hat gewaltige Vorteile gegenüber dem inhouse Gutschriftsverfahren, im Versender TMS, z.B. über SAP:
- Alle Vorteile einer „inhouse“ Gutschriftenlösung
- HDS Gutschriften sind zusätzlich „einredefrei“. D. H. alle begutschrifteten Beträge müssen von keiner Partei mehr geprüft werden
- Keine nachträgliche Reklamationsbearbeitung der Gutschrift
- Erhebliche Entlastung in der kaufmännischen Abwicklung, keine Reklamationsbearbeitung, keine Tarifpflege und keine Einschränkungen in der Abrechnungskomplexität (HDS kann alle Tarife verarbeiten, die ein Logistikdienstleister ebenfalls automatisch verarbeiten kann)
- Keine Lizenzen oder Wartungskosten für eine zusätzliche Software
- Auf Wunsch: Monatsabgrenzungen und automatische Kontierung der einzelnen Gutschriftspositionen
HDS arbeitet beim HDS Gutschriftsverfahren mit allen gängigen TMS Systemen und auch Logistikdienstleistern zusammen.
Vorteile
- Keine interne Ressourcenbindung für Prüfung und Reklamation
- Keine Software -Lizenz und -Wartungskosten
- Feste Durchlauf- und Bearbeitungszeiten mit cut off zum vorgegebenen Monatsclosing
- HDS übernimmt komplettes Reklamationsmanagement bis zur Erstattung der Differenzen
- Digitale Verfügbarkeit aller geprüften Transportdaten auf Einzelpositionsebene
- Transparenz der Kosten durch monatliches Logistikcontrolling
- Kosteneinsparung durch Vertragskonforme Abrechnung
Noch Fragen zu unseren Leistungen oder Sie wollen mit uns arbeiten?
