Services:
Die HDS Services GmbH umfasst unser Portfolio der Dienstleistungen, d.h. automatisierte und manuelle Rechnungsprüfung, Leistungs- und Qualitätsmonitoring, Vergleiche von Produkten und Dienstleistungen, Digitalisierung Ihrer Rechnungen.
Ablauf der Automatisierten Rechnungsprüfung
- HDS erhält vom Kunden eine digitale Kopie der Logistikbeauftragung
- Warentransport vom Versender zum Empfänger
- Elektronische Übermittlung der Track & Trace-Daten und der bewerteten Transportdaten vom Logistikdienstleister
- HDS prüft mit dem System HDS Rebell® auf Basis der bestehenden Vereinbarungen sämtliche Rechnungspositionen
- HDS klärt alle Differenzen mit dem Logistikdienstleister
- Digitale Rückmeldung aller bewerteten Sendungsdaten für das Versender-ERP; optional: Gutschriftserstellung durch HDS
- Kunde bezahlt den korrekten Betrag an den Logistikdienstleister
Die Leistung im Überblick
- Automatisierte Berechnung aller Logistikkosten
- Berechnung mit den Versanddaten des Versenders, als auch mit den Track & Trace- bzw. Berechnungsdaten des Dienstleisters
- Volle Track & Trace-Integration in das System
- Digitale Rückmeldung aller monetär bewerteten Vorgänge in das Kunden-ERP auf Auftragsebene
- Abwicklung der gesamten Differenzklärung und Korrespondenz mit den Logistikdienstleistern
- Mit Gutschriftsverfahren: Erstellung der Gutschriften für jeden Logistikdienstleister
- Bereitstellung elektronischer Gelangensbestätigung für Exportsendungen sowie eines Frachtkostenkalkulators
- Erhöhung der Transparenz durch Reportings und Logistik-Dashboard
Mehrwert für die Logistik
- Wegfall sämtlicher Rechnungsprüfungen
- Monatsreport der Logistikkennzahlen
- Monitoring von Strukturveränderungen, Laufzeiten und Qualitätsleveln
- Echtzeit-Dashboard
- Hohe Verfügbarkeit sämtlicher aktueller Transportdaten in digitaler Form
- Bereitstellung elektronischer Gelangensbestätigung
Mehrwert für die Finanzen
- Wegfall von Monats-Abgrenzungen
- Tatsächliche Logistikkosten auf Sendungs-, Auftrags-, oder Kundenebene
- Nur noch eine Buchung pro Dienstleister und Abrechnungsperiode (nur bei gleichzeitigem Gutschriftsverfahren)
- Frühzeitige Steuerungsmöglichkeiten
- Compliance: ISAE 3402 /SSAE16 zertifizierbarer Prozess
Mehrwert für den Vertrieb
- Deckungsbeitragsrechnungen mit tatsächlichen Transportkosten (auftrags-, kunden- und projektbezogen)
- Reporting zu Bestellverhalten und Strukturveränderungen/Dashboard
- Monitoring von Erfüllungsquoten und Zustellzeiten
- CO2-Bilanzierung der Transporte
- Track & Trace Informationen im eigenen System
Das Gutschriftsverfahren der HDS im Video
Manuelle Rechnungsprüfung
Keine elektronischen Daten? Kein Problem!
Im Zuge der weltweiten Digitalisierung und Themen wie Industrie 4.0 wird immer wieder die Wichtigkeit elektronischer Daten deutlich. Mehr als 75% der Unternehmen verfügen nicht über elektronische Daten. Die HDS International Group bietet daher eine manuelle Rechnungsprüfung an. Dabei unterscheidet sich die manuelle Rechnungsprüfung der HDS in zwei Varianten:
Ablauf bei unbezahlten Rechnungen
- Die Mandantin der HDS beauftragt ihren Dienstleister, HDS erhält eine Kopie
- Der Dienstleister führt den Transport durch
- Der Dienstleister schickt die Rechnung an HDS
- HDS digitalisiert die Rechnungen (Scannen, Erfassen der Rechnungsdaten und Erstellung von PDF Dateien) und prüft diese auf ihre Richtigkeit
- HDS klärt mit beiden Beteiligten aufkommende Differenzen
- Falls es Differenzen gibt, überwacht HDS diese bis zur Rechnungskorrektur
- HDS gibt die geprüften Rechnungen an seine Mandantin weiter (optional auch mit Auswertungen und Reports)
- Die Mandantin der HDS bezahlt den korrekten Betrag an den Logistikdienstleister
Ablauf bei bezahlten Rechnungen
- Der Versender beauftragt seinen Dienstleister, HDS erhält eine Kopie
- Der Dienstleister führt den Transport durch
- Der Dienstleister schickt die Rechnung an den Versender
- Der Versender bezahlt seine Rechnung
- Der Versender übermittelt seine bezahlten Rechnungen an HDS
- HDS digitalisiert die Rechnungen (Scannen, Erfassen der Rechnungsdaten und Erstellung von PDF-Dateien) und prüft diese auf ihre Richtigkeit
- HDS erstellt eine Reklamationsübersicht der aufgekommenen Differenzen
- HDS klärt mit beiden Beteiligten aufkommende Differenzen
- Falls es Differenzen gibt, überwacht HDS diese bis zur Rechnungskorrektur
- HDS gibt die geprüften Rechnungen an seine Mandantin weiter inklusive der Reklamationsübersicht (optional auch mit Auswertungen & Reports)
