Adresse: Willy-Brandt-Platz 16-20, 38102 Braunschweig     Telefon: +49 531 288 75-0

HDS Rebell®

HDS Rebell® ist eine Software-Anwendung zur Abrechnung komplexer logistischer Vorgänge im Rahmen einer automatisierten Rechnungskontrolle oder eines Gutschriftsverfahrens

Systems:

Die HDS Systems GmbH entwickelt unsere Software-Anwendung HDS Rebell®. HDS Rebell® hilft bei der Abrechnung komplexer logistischer Vorgänge im Rahmen einer automatisierten Rechnungsprüfung oder eines Gutschriftsverfahrens. Durch HDS Rebell® haben Sie die Möglichkeit Ihren CO2 Ausstoß zu bilanzieren, Abweichungs- und Schwachstellenanalysen durchzuführen sowie Kennziffernreports abzurufen.
Ein weiteres Feature von HDS Rebell® ist unser Management Cockpit, dass dem User über ein Dashboard jederzeit Echtzeit-Daten liefert.

Das Gutschriftsverfahren in Kürze

Die Abrechnung der Transportdienstleistung an den Versender erfolgt nicht wie bisher durch eine Rechnung des Logistikdienstleisters, sondern der Versender erstellt eine Gutschrift und übermittelt diese an den Logistikdienstleister. Diese Gutschrift ersetzt die Rechnung des Logistikdienstleisters (UStG §14 Abs.2. Satz3).

Mit dem Gutschriftsverfahren über HDS Rebell® ist es möglich, die Abrechnungen mit Daten aus diversen Quellen zusätzlich anzureichern, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen, so dass die Rechnungsprüfung nicht, wie sonst bei dem Gutschriftsverfahren üblich, auf den Logistikdienstleister verschoben wird.

Vorteile Gutschriftsverfahren

  • Elektronische Gelangensbestätigung für Exportsendungen
  • Rückmeldung der tatsächlichen Transportkosten je Empfänger oder Auftrag in das Rechnungswesen
  • Abläufe und Vorgänge werden effizienter und wirtschaftlicher durchgeführt. Der Aufwand für die Rechnungsprüfung entfällt
  • In der Finanzbuchhaltung nur noch eine Buchung pro Monat und Dienstleister
  • Finale Abrechnung bis zum Monatsabschluss, d. h. periodengerechte Verbuchung in der Finanzbuchhaltung
  • Erhöhte Transparenz aller Logistikkosten
  • Frühzeitige Steuerungsmöglichkeiten bei z.B. Strukturveränderungen
  • Frachtkostenauswertungen auf Einzeltransportebene
  • Monitoring der Kosten im Periodenvergleich mit Kennziffernreports, Benchmarks und Abweichungsanalysen sowie Hinweise auf Struktur-, Laufzeit- und Qualitätsveränderungen
  • Alle Daten sind elektronisch verfügbar

Calculate

HDS Calculate® verarbeitet parallel Versenderinformationen (z.B. Lieferscheindaten aus dem ERP-System, Gewichtsdaten aus Waagen oder cbm-Informationen aus Portalscannern, etc.) und Speditionsinformationen (z.B. bewertete Sendungsdaten, elektronische Invoices, Track & Trace Daten, etc.) um eine Bewertung für jede Sendung zu erzeugen, die exakt der Leistung und der Vereinbarung entspricht.
Die Zusatzinformationen wie z.B. Track & Trace Meldungen vom Spediteur werden zur Plausibilisierung der Gutschriften durch komplexe Prüfsysteme genutzt und können bei Bedarf auch an den Versender elektronisch zurückgemeldet werden.

Die Features im Überblick

  • Leistungsfähige und frei skalierbare Berechnungseinheit auf neuester Technologie für große Datenmengen mit komplexen Tarifbedingungen
  • Vollautomatische Prüfung aller eingelesenen Datensätze auf Plausibilitäten
  • Berechnung von Land-, Luft- und Seesendungen inkl. aller Nebengebühren
  • Berechnung und vollautomatische Interpretation von Transportdaten aus unterschiedlichen Datenquellen für exakte Gutschriftsermittlung
  • Bereitstellung einer Clearing-Oberfläche für schnellen und übersichtlichen Abgleich der Differenzen
  • Bereitstellung der berechneten Daten auf Sendungsebene mit Frachtkosten und separatem Ausweis sämtlicher Nebenkosten
  • In Verbindung mit HDS Flow®: „Interventionsmanager“ zur Abarbeitung von Differenzen im Multiuser-Betrieb
  • Frachtkostenrechner für Einzelanfragen
  • Vergleichsberechnungen und Simulationen mit allen Tarifen, die in HDS Calculate® hinterlegt sind

Contract

In HDS Contract® werden sowohl die Originalverträge als PDF mit entsprechender Indexierung in einem Bereich sowie als rechenbares Tarifwerk abgelegt.
Somit können jederzeit alle hinterlegten Tarife mit den tatsächlichen Daten aus HDS Calculate® simuliert werden und umfangreiche Vergleichsrechnungen je Segment (z.B. Landfracht oder Seefracht) über alle angelegten Verträge durchgeführt werden.

Die Features im Überblick

  • Alle hinterlegten Vertäge als rechenbare Tarifwerke
  • Unkomplizierter Upload der Tarifwerke aus gängigen Formaten möglich (Excel, CSV, etc.)
  • Alle gängigen „Berechnungsarten“ vorkonfiguriert (100kg voll, spitz, alternativ, Sendungsbasis etc.) und auswählbar
  • Simulations- und Vergleichsrechnungen mit Daten aus HDS Calculate®
  • Detaillierte Klassifizierung der Tarife und Verträge für optimale Vergleichbarkeit
  • Speditionsdatenbank
  • Alert-Funktion: Warnt vor Ablauf von Vereinbarungen / Kündigungsfristen / automatischen Preisanpassungen, etc.
  • Grafische Darstellung des Workflows für die gesamte Tarifierung und Berechnung hochkomplexer Tarifmodelle

Connect

In nur einer Web-Oberfläche können Aufträge für eine beliebige Anzahl von Dienstleistern erfasst und via EDI, Mail oder Fax übermittelt werden. Weiterhin ist HDS Connect® in der Lage. Vorkalkulationen (in Verbindung mit HDS Calculate®) durchzuführen, um den günstigsten Dienstleister zu ermitteln und zu beauftragen. Eine selbstlernende Datenbank der Empfängeradressen ist ebenso selbstverständlich wie sämtliche Schnittstellen zur Anbindung an das Versender ERP-System.

Die Features im Überblick

  • Online-Auftragserfassung für beliebig viele unterschiedliche Spediteure oder Fuhrunternehmen. Die Beauftragung erfolgt abhängig von den technischen Vorraussetzungen auf Seiten des Logistikers als
    •  EDI
    •  E-Mail oder
    •  Fax
  • Bei mehreren Dienstleistern automatische Ermittlung des günstigsten Dienstleisters schon während der Eingabe
  • Rohdaten eines Auftrags können vom versendereigenen ERP-System in HDS Conecct® als „Grundauftrag“ eingespielt werden, der dann lediglich um versandrelevante Informationen ergänzt werden muss
  • Managen von Track & Trace Informationen des Spediteurs inkl. Statusrückmeldungen in das Versender ERP-System
  • Erstellen und Drucken von Labels mit Barcode zur Kennzeichnung jedes einzelnen Packstücks
  • Drucken von Übergabelisten und CMR-Frachtbriefen
  • Selbstlernende Datenbank der Empfängeradressen, die zusätzlich mit vorhandenen Bestandskundenlisten per Upload bestückt werden kann, um die Eingabe zu beschleunigen und zu vereinfachen
  • Vorauswahl aller gängigen Verpackungsarten (inklusive Berücksichtigung von vertraglich geregelten Mindestgewichten)
  • Schneller und zeitnaher Informationsfluss

Control

Es lassen sich sowohl periodische Standardreports, als auch individuelle Auswertungen mit wenigen Handgriffen erstellen. Der User erhält ein vollständiges „Kennzahlen-Cockpit“ zur Steuerung und Analyse sämtlicher in Zusammenhang mit Vertrieb und Logistik stehenden Unternehmensveränderungen. Integrierte Abweichungsindikatoren erleichtern die schnelle Analyse komplexer und großer Datenmengen.

Weiterhin verfügt HDS Control® über einen Überwachungsagenten, der bei definierten Abweichungen in bestimmten Kennzahlen Alarm ausgibt.

Die Features im Überblick

  • Einfache Darstellung komplexer und großer Datenmengen sowie logistischer Strukturen
  • Umfangreiche Standardauswertungen mit allen wesentlichen logistischen und vertrieblichen Kennzahlen im Periodenvergleich z.B.:
    • Aufzeigen und Vergleichen der TOP 10 Kunden der jeweiligen Perioden
    • Postleitzahlengebiete/Entfernungen/Länder wählbar als Vergleichsoptionen
    • integrierte CO2-Analyse über die Transporte
  • Intuitive Änderungsmöglichkeiten von Reportings durch Enduser
  • Agent zur automatisierten Überwachung der Struktur, Mengen und Kostenstabilität mit Active-Reporting und Zeitsteuerung
  • Pivot-Analyse aller Sendungsdaten mit drill-down Funktion bis auf Sendungsebene
  • Frei konfigurierbares Dashboard zur Echtzeit-Überwachung logistischer KPI’s
  • Excel Download

Flow

HDS Flow® ist die zentrale Drehscheibe für Datenfluss und automatisierte Prozesse aus anderen Programmmodulen von HDS Rebell®. Umfangreiche Einstellungen bieten die Möglichkeit, verschiedenste Jobs zeit- und datengesteuert zu starten sowie eine Ereigniskette zu definieren. Besonderer Wert wird auf die lückenlose Protokollierung der ausgeführten Arbeiten und die Möglichkeit eines automatisierten Versands mit unterschiedlichen Detailtiefen gelegt.

Neben der Aufgabe, die Prozesse der anderen Module, wie z.B. die Fracht- und Entfernungsberechnungen, Tageszusammenfassungen und das Zusammenführen von speditionellen und eigenen Daten auszuführen, stehen hier Data-Mapping sowie der Im- und Export von Daten zu den unterschiedlichsten Datenquellen im Fokus.

Die Features im Überblick

  • Verwaltung aller eingesetzten Schnittstellen (iDoc, Edifact, Excel, CSV, …)
  • Verwaltung aller Jobs inkl. Transportwege (Dateisystem, FTP, E-Mail, Fax) und Protokollversand (E-Mail, SMS)
  • Flexible Eventsteuerung (zeit- oder datengesteuert, inkl. Datenbank- und Dateisystemüberwachung, Eventkettendefinition)
  • Daten-Mapping inkl. komfortablem Formeleditor
  • Überwachung von Workflow-Checkpoints (Verfügbarkeit erwarteter Daten, Erstellung der Gutschriften, …)

Tender

HDS Tender® ermöglicht es, Ausschreibungen auf Basis von aktuellen Ausbringungsmengen um Vetriebsprognosen zu ergänzen. So generiert HDS Tender® Sendungssätze auf Basis der bestehenden Verladungen und unter Einbeziehung von Vertriebsprognosen. Dies erlaubt dem Nutzer in höchstem Maß abgestimmte Marktanfragen zu den realistischen zukünftigen Mengen zu stellen.

HDS Tender® ermittelt ebenfalls automatisch auf Basis der tatsächlichen oder der manipulierten Ausbringungsmengen die günstigste Tarifform und erstellt einen kompletten Tender mit exakten Quotierungsvorlagen für den Spediteur.

Die Features im Überblick

  • Automatisierte Erstellung von komplexen Tendern
  • Erstellung von Quotierungsmatrizen auf Basis der bestehenden Besonderheiten und Mengen
  • Integration von Vertriebsforecasts auf Einzelsendungsebene
  • Speditionsauswahl aus der Speditionsdatenbank von HDS Contract®
  • Automatisierte Kommunikation mit den Ausschreibungsteilnehmern und Verwaltung der einzelnen Tender nach Segmenten
  • Simulationsrechnung der Tender mit den Ist-Konditionen bzw. mit allen Konditionen, die in HDS Contract® hinterlegt sind
  • Grafische Auswertung der Ergebnisse, Darstellung in Reportform über HDS Control®
  • Darstellung des genauen Status des Tenders
  • Möglichkeit der Online-Erfassung von Tarifen für Spediteure